Faturas e documentossem correr atrás deles.

Onde se perde o tempo

O trabalho técnico de um gabinete de contabilidade depende de uma tarefa que pouco tem de técnico: conseguir os documentos. O circuito costuma ter cinco passos, e cada um tem o seu atrito:

1. 01Recolha: pedir faturas, recibos e extratos a cada cliente, todos os meses.
2. 02Triagem: perceber de que cliente é cada documento, a que mês pertence e se já tinha chegado.
3. 03Leitura: tirar de cada documento os dados que interessam.
4. 04Lançamento: passar esses dados para o software de contabilidade.
5. 05Arquivo: guardar o documento num sítio onde se encontre mais tarde.

A automação não substitui o trabalho técnico. O que faz é encurtar os passos 1, 2 e 3 e reduzir a cópia manual no passo 4, para que o tempo da equipa vá para a análise e para os clientes.

Antes de automatizar: mapear o circuito atual

Vale a pena responder por escrito a algumas perguntas, de preferência com quem faz o trabalho todos os dias:

• Por onde chegam hoje os documentos? E-mail geral, e-mail de cada técnico, WhatsApp, papel, pasta partilhada?
• Quem os abre, e como decide a que cliente e a que mês pertencem?
• Como se sabe que um cliente está em falta? Há uma lista, ou depende da memória de cada técnico?
• Que parte do lançamento é cópia de valores de um documento para um ecrã?
• Onde fica o documento no fim, e quanto tempo se leva a encontrá-lo?

As respostas mostram onde está o maior atrito. Em muitos gabinetes, o primeiro ganho não está na leitura automática, mas em acabar com a dispersão: documentos que chegam por cinco caminhos diferentes.

Passo 1: um ponto de entrada único

O primeiro passo é dar aos clientes um único sítio para onde enviar os documentos. Há várias formas de o fazer, e podem coexistir:

• Um endereço de e-mail dedicado aos documentos, com regras que identificam o cliente pelo remetente.
• Um portal ou área reservada, onde cada cliente envia os ficheiros e vê o que já entregou.
• Uma pasta partilhada por cliente, para quem já trabalha assim.
• Mensagens com fotografias, para os clientes mais pequenos, com o cuidado de pedir imagens legíveis e completas.

O importante é que, seja qual for a porta, o documento acabe no mesmo sítio, com um nome que diga o cliente, a data e o tipo de documento. Essa organização pode ser automática desde o primeiro dia.

Passo 2: lembretes a quem está em falta

Com os documentos num só sítio, passa a ser possível saber quem já enviou e quem está em falta, cliente a cliente e mês a mês. A partir daí, os lembretes podem sair sozinhos, nas datas que o gabinete definir, com uma mensagem cordial e a lista do que falta.

O técnico só entra quando é preciso: quando o cliente não responde aos lembretes ou quando há uma situação que pede conversa. É uma mudança pequena, mas tira da equipa uma tarefa que se repete todos os meses com os mesmos clientes.

Passo 3: leitura automática, com revisão

Há duas formas complementares de ler os documentos sem os digitar:

• O código QR das faturas. As faturas emitidas por programas certificados em Portugal trazem um código QR com os dados principais do documento, como os números de contribuinte do emitente e do adquirente, a data, os totais e o IVA. Quando o documento tem este código, a leitura é direta e fiável.
• Reconhecimento de texto com inteligência artificial. Para os documentos sem código QR (recibos, faturas estrangeiras, documentos digitalizados), a IA consegue extrair os campos mais comuns e indicar quando não tem certeza.

Em ambos os casos, o resultado deve ser um rascunho para revisão, e não um lançamento automático. Os dados chegam pré-preenchidos, o técnico confirma ou corrige, e a classificação contabilística continua a ser do gabinete.

Passo 4: ligar ao software de contabilidade

O último passo é fazer chegar os dados revistos ao software de contabilidade sem os escrever outra vez. Depende do que o software permite: importação de ficheiros num formato definido, uma API, ou a importação do SAF-T de faturação dos clientes que faturam com programa certificado.

Este ponto deve ser confirmado logo no início, antes de desenhar o resto. Uma leitura automática excelente perde metade do valor se, no fim, alguém tiver de copiar os valores para outro ecrã.

Confidencialidade e RGPD

Os documentos que passam por um gabinete contêm dados pessoais (de clientes dos clientes, de trabalhadores, de fornecedores em nome individual) e informação financeira sensível. Algumas regras práticas:

• Acessos por cliente: cada pessoa vê apenas o que precisa para o seu trabalho.
• Fornecedores de alojamento e de IA com acordo de tratamento de dados e, sempre que possível, servidores na União Europeia.
• Nada de documentos em contas pessoais ou em aplicações sem controlo do gabinete.
• Prazos de conservação definidos e respeitados, de acordo com as obrigações legais aplicáveis.
• O dever de sigilo profissional mantém-se, seja qual for a ferramenta.

Por onde começar

Não é preciso fazer tudo de uma vez. Uma ordem que costuma fazer sentido:

• ✓Mapear o circuito atual com a equipa.
• ✓Criar o ponto de entrada único e a organização automática dos ficheiros.
• ✓Ligar os lembretes a quem está em falta.
• ✓Testar a leitura automática com um grupo pequeno de clientes, sempre com revisão.
• ✓Ligar ao software de contabilidade e alargar aos restantes clientes.

Cada passo vale por si e pode ser usado antes do seguinte. É assim que trabalhamos em automação de processos e em inteligência artificial. Os exemplos concretos para o setor estão na página de automação para contabilidade.